Vom Ordnerregal zum Archiv, das seine Pflichten selbst einhält.
Ausgangslage
In einem regulierten Gewerbe hängt an jedem Dokument eine Pflicht. Verträge müssen vollständig, auffindbar und jahrelang unverändert aufbewahrt werden, und gesetzliche Fristen laufen ab, ob jemand daran denkt oder nicht. Der Betrieb arbeitete mit Formularen auf Papier, teils von Hand ausgefüllt, sortiert in Ordnern.
- 01Ein bestimmter Vertrag liess sich nur finden, wenn man wusste, in welchem Ordner er liegt.
- 02Fristen wurden im Kopf oder im Kalender verfolgt, nicht am Vorgang selbst.
- 03Jedes Jahr kamen neue Ordner dazu, und mit ihnen mehr Platz, mehr Suchaufwand und mehr Risiko.
Zielsetzung
Das digitale Archiv sollte das Papier ablösen können, rechtlich wie im Alltag.
Umsetzung
Struktur, die zum Betrieb passt
Statt einer generischen Ordnerstruktur bekommt jeder Kunde eine eigene Akte mit vorbereiteten Ordnern je Vorgangsart. Eingeführt wurde ORPIT DMS mit den Verträgen, die im Alltag am häufigsten gebraucht werden. Das System ist so gebaut, dass es das Papierarchiv jederzeit allein ersetzen kann.
Vom Formular zum durchsuchbaren Dokument
Viele Formulare werden von Hand ausgefüllt. Damit sie trotzdem durchsuchbar sind, wurde die Texterkennung gezielt auf die Formulare des Betriebs abgestimmt.
- 01Zonen-Erkennung für die festen Felder der Formulare, getestet mit Computerschrift und mit Handschrift.
- 02Der erkannte Text fliesst in die Volltextsuche, zusammen mit Metadaten wie Kunde, Vorgang und Datum.
- 03Das Original bleibt unverändert als revisionssichere Kopie erhalten.
Pflichten, die das System selbst einhält
Was das Gesetz verlangt, ist im System verankert, nicht im Gedächtnis der Mitarbeitenden.
- 01Aufbewahrungsfristen werden auf Speicherebene erzwungen. Ein Dokument lässt sich vor Ablauf weder ändern noch löschen.
- 02Gesetzliche Fristen laufen als Workflow direkt am Vorgang und erinnern rechtzeitig.
- 03Jeder Zugriff landet im Audit-Log, KI-Funktionen sind pro Akte freigegeben oder gesperrt, standardmässig gesperrt.
Ergebnisse & Mehrwert
Vorher
- Suchen im Ordnerregal
- Handschriftliche Formulare nicht durchsuchbar
- Fristen ausserhalb des Vorgangs verfolgt
- Kein Nachweis, wer wann welches Dokument gesehen hat
Heute
- Volltextsuche über alle Verträge, inklusive erkannter Handschrift
- Fristen automatisch am Vorgang
- Ein Archiv, das den Ordner ersetzen kann. Ob er im Regal bleibt, entscheidet der Betrieb
Messbare Effekte
Rückmeldungen aus dem Betrieb
- Die Ordner stehen noch im Regal, aufmachen muss sie niemand mehr.
- Die Fristen meldet jetzt das System, nicht der Kalender.
- Wenn jemand nach einem Vertrag fragt, liegt er in Sekunden auf dem Tisch.
- Auch handschriftliche Formulare findet die Suche.
Fazit
Ein Dokumentenmanagement löst das analoge Archiv ab. Das gelingt nur, wenn das digitale Archiv jede Pflicht von selbst einhält, von der Unveränderbarkeit über die Fristen bis zur Nachvollziehbarkeit. Dann ist der Ordner im Regal eine Option und keine Notwendigkeit mehr. ORPIT DMS nimmt die Regeln des Betriebs ernst, statt sie einem Standardsystem anzupassen.
Wie viel Zeit kostet Sie das Suchen?
ORPIT DMS bringt Ordnung in Verträge, Fristen und Pflichten, revisionssicher und auf Ihre Abläufe zugeschnitten.
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